Vanliga fel inför bokslutet – och hur du undviker dem

Bokslutet är tillfället då företagets bokföring ska kontrolleras och avslutas för året.

Det är också då många fel upptäcks. Ibland handlar det om små saker, som ett saknat kvitto eller en betalning som inte har matchats rätt. Ibland handlar det om större frågor, som fel moms, privata kostnader i bolaget eller bankkonton som inte stämmer med bokföringen.

Det viktiga är att hitta felen i tid. När bokslutet görs ordentligt blir årsredovisningen lättare att förstå, lättare att skriva under och lättare att lämna in i tid.

Vill du förstå hela processen från bokslut till inlämning? Läs vår huvudguide: Årsredovisning för aktiebolag – en enkel guide inför inlämningen.

‍

Varför uppstår fel inför bokslutet?

De flesta fel uppstår inte för att någon försöker göra fel. De uppstår för att företagets vardag går snabbt.

Fakturor ska skickas. Kunder ska svaras. Personal ska hanteras. Inköp ska göras. Samtidigt ska bokföring, moms, kvitton och underlag hamna rätt.

När saker skjuts upp under året samlas problemen ofta till bokslutet.

Vanliga orsaker är:

• underlag lämnas in för sent
• bokföringen har inte stämts av löpande
• privata och företagets pengar har blandats
• moms har hamnat i fel period
• kundfakturor eller leverantörsfakturor saknas
• lager eller inventarier har inte gåtts igenom
• ingen har kontrollerat om siffrorna faktiskt verkar rimliga

Bokslutet blir då inte bara ett avslut. Det blir ett detektivarbete.

‍

1. Bokföringen är inte uppdaterad

Ett vanligt fel är att bokföringen inte är färdig när bokslutet ska börja.

Det kan saknas:

• kvitton
• kundfakturor
• leverantörsfakturor
• bankhändelser
• löneunderlag
• momsrapporter
• avtal
• underlag för lån eller leasing

Om bokföringen inte är uppdaterad går det inte att veta om resultatet stämmer. Det blir också svårt att fatta beslut om till exempel utdelning, investeringar eller hur mycket pengar företaget faktiskt har råd att använda.

Så undviker du felet:

• Se till att alla månader är bokförda.
• Samla saknade underlag så tidigt som möjligt.
• Vänta inte till sista veckan med att skicka material.
• Kontrollera att bokföringen är klar fram till räkenskapsårets sista dag.

‍

2. Bankkontot stämmer inte med bokföringen

Banken är en av de viktigaste avstämningarna inför bokslutet. Saldot på bankkontot ska stämma med bokföringen. Om det inte gör det behöver skillnaden utredas.

Det kan bero på:

• en transaktion som saknar underlag
• en betalning som har bokförts två gånger
• en bankavgift som inte bokförts
• en faktura som matchats mot fel betalning
• ett köp med företagskort som inte kommit med
• en överföring mellan konton som saknas

Små differenser kan verka oviktiga. Men om bankkontot inte stämmer kan det påverka hela bokslutet.

Så undviker du felet:

• Stäm av banken varje månad.
• Kontrollera alla företagskonton, inte bara huvudkontot.
• Glöm inte sparkonto, valutakonto och företagskort.
• Utred differenser direkt när de upptäcks.

‍

3. Skattekontot glöms bort

Många företagare har bra koll på företagskontot, men sämre koll på skattekontot. Det är ett problem.

På skattekontot finns viktiga poster som påverkar bokslutet, till exempel:

• moms
• preliminär skatt
• arbetsgivaravgifter
• avdragen skatt på löner
• räntor
• avgifter
• inbetalningar till Skatteverket

Om skattekontot inte stämmer mot bokföringen kan företagets skulder eller fordringar bli fel.

Så undviker du felet:

• Stäm av skattekontot mot bokföringen.
• Kontrollera att moms och arbetsgivaravgifter är bokförda i rätt period.
• Gå igenom eventuella räntor och avgifter.
• Kontrollera om företaget har skuld eller fordran hos Skatteverket vid årets slut.

‍

4. Kvitton och underlag saknas

En betalning på banken räcker inte alltid som underlag. Det behöver finnas ett dokument som visar vad köpet gäller.

Det kan vara:

• kvitto
• faktura
• avtal
• betalningsbekräftelse
• reseräkning
• underlag från kassasystem
• digitalt kvitto

När underlag saknas blir det svårt att veta:

• om kostnaden hör till företaget
• vilken moms som gäller
• vilket konto kostnaden ska bokföras på
• om köpet ska kostnadsföras direkt eller hanteras som inventarie

Så undviker du felet:

• Spara kvitton direkt när köpet görs.
• Använd samma rutin varje gång.
• Ladda upp digitala kvitton löpande.
• Skriv en kort förklaring om det inte är tydligt vad köpet gäller.

‍

5. Privata och företagets pengar blandas

Ett aktiebolag är en egen juridisk person. Det betyder att företagets pengar inte är samma sak som ägarens privata pengar. Ändå är det vanligt att privata och företagsrelaterade betalningar blandas.

Det kan handla om:

• privata köp med företagskort
• företagskostnader som betalats med privat kort
• privata uttag från företagskontot
• kostnader som saknar tydlig koppling till verksamheten
• betalningar där det inte framgår om de är privata eller företagsrelaterade

Det här skapar extra arbete och kan leda till fel i både resultat och moms.

Så undviker du felet:

• Använd separata kort och konton.
• Betala företagets kostnader från företaget.
• Betala privata kostnader privat.
• Förklara direkt om något har betalats fel.
• Vänta inte till bokslutet med att reda ut privata betalningar.

‍

6. Kostnader hamnar på fel år

Det är inte alltid betalningsdatumet som avgör vilket år en kostnad hör till. En faktura kan betalas i januari men gälla december. En försäkring kan betalas i december men gälla nästa år. En lokalhyra kan betalas i förväg. Ett abonnemang kan faktureras för flera månader samtidigt.

Inför bokslutet behöver kostnader och intäkter hamna på rätt period. Det kallas ofta periodisering. Enkelt förklarat betyder det att kostnaden eller intäkten ska hamna på rätt räkenskapsår.

Så undviker du felet:

• Titta på vad fakturan avser, inte bara när den betalades.
• Kontrollera fakturor runt årsskiftet extra noga.
• Gå igenom hyror, försäkringar, abonnemang och större kostnader.
• Spara avtal och fakturor som visar vilken period kostnaden gäller.

‍

7. Kundfakturor är inte genomgångna

Kundfakturor behöver kontrolleras inför bokslutet. Det räcker inte att fakturorna finns i systemet.

Du behöver också veta:

• vilka fakturor som är obetalda
• om någon faktura har betalats men inte matchats rätt
• om någon kund riskerar att inte betala
• om någon faktura borde krediteras
• om försäljning saknas för arbete som redan utförts

Om kundfakturorna inte stämmer kan både intäkter och kundfordringar bli fel.

Så undviker du felet:

• Gå igenom kundreskontran.
• Kontrollera obetalda fakturor.
• Följ upp äldre kundfordringar.
• Bedöm om någon fordran är osäker.
• Kontrollera fakturor runt räkenskapsårets slut.

‍

8. Leverantörsfakturor saknas eller hamnar fel

Samma sak gäller leverantörsfakturor. En faktura kan komma efter årsskiftet men ändå avse kostnader från året som avslutats. Om den inte tas med kan resultatet bli för högt.

Det kan också finnas:

• obetalda leverantörsfakturor
• kreditfakturor
• dubbelbetalningar
• kostnader utan faktura
• fakturor som hamnat på fel period

Så undviker du felet:

• Gå igenom leverantörsreskontran.
• Kontrollera fakturor som kommit efter räkenskapsårets slut.
• Se om det finns kostnader som hör till året men saknar faktura.
• Kontrollera större leverantörer extra noga.

‍

9. Momsen stämmer inte med bokföringen

Moms är ett av de vanligaste områdena där fel upptäcks inför bokslut.

Det kan handla om:

• moms som redovisats i fel period
• fel momssats på försäljning
• inköp där momsen hanterats fel
• rättelser som inte dokumenterats
• skillnader mellan momsrapport och bokföring
• blandad verksamhet med olika momsregler

Företag med många transaktioner eller flera momssatser behöver vara extra noga. Det kan till exempel gälla restaurang, butik, kiosk, livsmedel, taxi och liknande verksamheter.

Så undviker du felet:

• Stäm av momsrapporter mot bokföringen.
• Kontrollera försäljning med olika momssatser.
• Gå igenom större inköp.
• Dokumentera rättelser.
• Utred skillnader innan bokslutet färdigställs.

‍

10. Lager inventeras inte ordentligt

Har företaget varor i lager behöver lagret kontrolleras vid räkenskapsårets slut.

Det gäller till exempel:

• butik
• kiosk
• restaurang
• café
• e-handel
• grossist
• verksamheter med material eller varor

Lagret påverkar företagets resultat. Om lagret blir fel kan resultatet också bli fel.

En bra lagerinventering bör visa:

• vilka varor som finns kvar
• antal
• värde
• datum för inventeringen
• vem som gjort inventeringen
• om det finns gamla, skadade eller svårsålda varor

Så undviker du felet:

• Inventera lagret vid räkenskapsårets slut.
• Spara inventeringsunderlaget.
• Dokumentera antal och värde.
• Gå igenom varor som inte längre kan säljas till normalt pris.

‍

11. Inventarier och större inköp hanteras fel

Alla inköp är inte vanliga kostnader. Större inköp som används i företaget under längre tid kan behöva hanteras som inventarier.

Det kan handla om:

• datorer
• maskiner
• fordon
• möbler
• verktyg
• kassasystem
• köksutrustning
• annan utrustning

Ett vanligt fel är att större inköp bokförs direkt som vanliga kostnader utan att man kontrollerar hur de ska hanteras. Ett annat fel är att gamla inventarier ligger kvar i bokföringen trots att de har sålts, skrotats eller inte längre används.

Så undviker du felet:

• Gå igenom större inköp under året.
• Kontrollera om något ska läggas upp som inventarie.
• Kontrollera om gamla inventarier finns kvar.
• Spara underlag vid försäljning eller skrotning.

‍

12. Lån, leasing och avbetalningar stäms inte av

Lån och leasing kan påverka både kostnader och skulder. Därför behöver de gås igenom inför bokslutet.

Vanliga fel är:

• ränta och amortering blandas ihop
• kvarvarande skuld stämmer inte
• leasingavtal saknas
• avbetalningar bokförs som vanlig kostnad
• nya avtal har inte lämnats in

Så undviker du felet:

• Samla lånebesked och avtal.
• Kontrollera skuld vid räkenskapsårets slut.
• Dela upp ränta och amortering rätt.
• Gå igenom leasingavtal och avbetalningsplaner.
• Spara underlag för nya lån eller avtal.

‍

13. Löner och semesterlöneskuld missas

Har företaget anställda behöver lönerna kontrolleras inför bokslutet. Det gäller även om bolaget bara har en anställd.

Kontrollera bland annat:

• lönekörningar
• arbetsgivardeklarationer
• skatteavdrag
• arbetsgivaravgifter
• förmåner
• sjukfrånvaro
• bonusar
• semesterlöneskuld

Semesterlöneskuld är lätt att missa.

Det är en kostnad som kan påverka bokslutet eftersom den visar vad företaget är skyldigt personalen i intjänad semester.

Så undviker du felet:

• Stäm av löner mot arbetsgivardeklarationer.
• Kontrollera skatter och arbetsgivaravgifter.
• Gå igenom förmåner och ersättningar.
• Kontrollera semesterlöneskuld innan bokslutet blir klart.

‍

14. Resultat förväxlas med pengar på kontot

Ett företag kan visa vinst utan att ha mycket pengar på kontot. Det kan kännas konstigt, men det är vanligt.

Pengar kan vara bundna i:

• obetalda kundfakturor
• lager
• inventarier
• amorteringar
• förskottsbetalningar
• kommande skatter och avgifter

Därför är det viktigt att inte bara titta på årets resultat. Man behöver också förstå företagets likviditet.

Så undviker du felet:

• Jämför resultatet med bankkontot.
• Kontrollera obetalda kundfakturor.
• Titta på kommande skatter och avgifter.
• Planera utdelning och uttag utifrån företagets faktiska situation.

‍

15. Årsstämma och underskrifter planeras för sent

Även om bokslutet är klart kan årsredovisningen bli sen om det praktiska inte är planerat. Årsredovisningen ska läsas, skrivas under, fastställas på årsstämman och lämnas in.

Vanliga praktiska fel är:

• styrelsen hinner inte läsa årsredovisningen i tid
• underskrifter saknas
• årsstämman är inte planerad
• fastställelseintyget blir fel
• ingen vet vem som ska skicka in årsredovisningen
• bekräftelse från Bolagsverket sparas inte

Så undviker du felet:

• Bestäm tidigt när årsstämman ska hållas.
• Planera tid för underskrifter.
• Kontrollera vem som ansvarar för inlämningen.
• Spara kvitto eller bekräftelse efter inlämning.

Vill du läsa mer om viktiga datum? Läs också: När ska årsredovisningen lämnas in?

‍

Så minskar du risken för fel inför bokslutet

Det bästa sättet att undvika fel är att skapa ordning löpande under året. Men även om allt inte varit perfekt går det att göra mycket inför bokslutet.

Börja med detta:

• Uppdatera bokföringen.
• Samla saknade underlag.
• Stäm av bank och skattekonto.
• Gå igenom kund- och leverantörsfakturor.
• Kontrollera moms.
• Inventera lager.
• Gå igenom större inköp och avtal.
• Kontrollera lån, leasing och löner.
• Red ut privata betalningar.
• Planera årsstämma och underskrifter.

Vill du ha en mer praktisk lista att följa? Läs vår artikel: Checklista: detta behöver vara klart inför årsredovisningen.

‍

När bör du reagera?

Vissa saker är extra viktiga att ta tag i direkt.

Vänta inte om:

• bankkontot inte stämmer med bokföringen
• många kvitton saknas
• momsrapporter inte stämmer
• skattekontot visar okända differenser
• privata betalningar är svåra att reda ut
• lager inte har inventerats
• större lån eller leasingavtal saknas
• årsredovisningen riskerar att bli sen

Ju tidigare felen upptäcks, desto större chans finns att lösa dem utan stress.

‍

Sammanfattning

Bokslutet handlar inte bara om att avsluta året. Det handlar om att kontrollera att företagets siffror faktiskt stämmer.

De vanligaste felen inför bokslutet handlar ofta om:

• avstämningar som inte är gjorda
• saknade underlag
• fel perioder
• moms som inte stämmer
• privata och företagsrelaterade betalningar som blandas
• lager och inventarier som inte kontrollerats
• lån, leasing och löner som inte stämts av
• praktiska steg kring årsredovisningen som planeras för sent

När felen upptäcks i tid blir årsredovisningen enklare att färdigställa och lättare att förstå.

Vill du gå igenom hela processen steg för steg? Läs vår huvudguide: Årsredovisning för aktiebolag – en enkel guide inför inlämningen.

‍