Bokslut och årsredovisning – vad är skillnaden?

Många företagare använder orden bokslut och årsredovisning som om de betyder samma sak, och det är lätt att förstå varför. De hör ihop, görs ofta i samma period och handlar båda om att avsluta företagets räkenskapsår. Samtidigt finns det en tydlig skillnad mellan dem som är viktig att förstå.

Enkelt uttryckt är bokslutet själva arbetet där bokföringen kontrolleras, justeras och avslutas, medan årsredovisningen är det färdiga dokumentet som sammanfattar och presenterar företagets ekonomi för året. För att årsredovisningen ska bli korrekt och ge en rättvis bild av företaget behöver bokslutet vara ordentligt genomfört.

Vill du se hela processen från bokslut till inlämning kan du läsa vår huvudguide: Årsredovisning för aktiebolag – en enkel guide inför inlämningen.

‍

Vad är ett bokslut?

Ett bokslut innebär att företagets löpande bokföring avslutas för räkenskapsåret och att man går igenom hela året för att säkerställa att allt stämmer. Det handlar inte bara om att summera siffror, utan om att kontrollera att bokföringen är komplett, korrekt och placerad på rätt period.

I praktiken innebär det att man går igenom flera viktiga delar, till exempel att alla intäkter och kostnader finns med, att bankkonton stämmer med bokföringen, att skattekontot är avstämt och att kund- och leverantörsfakturor är korrekt hanterade. Man kontrollerar också att moms och skatter är rätt redovisade, att lager är inventerat om företaget har varor, samt att inventarier, lån och leasingavtal är genomgångna. Dessutom behöver löner och arbetsgivaravgifter stämmas av och man säkerställer att kostnader och intäkter hamnar på rätt räkenskapsår.

Bokslutet är alltså det arbete som ligger bakom siffrorna i årsredovisningen, och det är ofta här man upptäcker saker som behöver rättas innan året kan avslutas.

‍

Vad är en årsredovisning?

Årsredovisningen är det formella dokument som tas fram efter att bokslutet är klart och som visar hur företaget har gått under året samt hur den ekonomiska ställningen ser ut vid räkenskapsårets slut. För ett aktiebolag innehåller årsredovisningen normalt en förvaltningsberättelse, en resultaträkning, en balansräkning, noter samt underskrifter från styrelsen.

Det är viktigt att förstå att årsredovisningen inte bara är något som skickas in till Bolagsverket. Den ska också kunna läsas och förstås av styrelsen, ägare och andra intressenter. Därför behöver den vara tydlig, korrekt och komplett. Innan den lämnas in ska den dessutom skrivas under och fastställas på årsstämman.

‍

Så hänger bokslut och årsredovisning ihop

Ett enkelt sätt att förstå sambandet är att se bokslutet som arbetet och årsredovisningen som resultatet av det arbetet. Bokslutet handlar om att säkerställa att siffrorna är rätt, medan årsredovisningen handlar om att presentera dessa siffror på ett strukturerat och formellt sätt.

Under bokslutet besvaras frågor som om bokföringen stämmer, om något underlag saknas, om kostnader har hamnat på rätt år och om moms och skatt är korrekt hanterade. Man kontrollerar också att bank och skattekonto stämmer och om något behöver rättas innan året avslutas.

När årsredovisningen tas fram handlar det istället om att visa hur företaget har gått under året, vilka tillgångar och skulder som finns vid årets slut, vad årets resultat blev och hur det ska hanteras. Den innehåller också de upplysningar som krävs enligt regelverket.

Om bokslutet inte är ordentligt gjort finns det en risk att årsredovisningen ger en felaktig bild av företaget, vilket gör det viktigt att lägga tid på grunden innan man fokuserar på själva inlämningen.

‍

Ett enkelt exempel

Tänk dig att företaget skickar en kundfaktura i januari som gäller arbete som utfördes i december. Om man bara tittar på fakturadatumet kan det verka som att intäkten hör till januari, men eftersom arbetet utfördes i december kan den behöva bokföras på det tidigare räkenskapsåret.

Det här är ett typiskt exempel på en fråga som hanteras i bokslutet. När sådana situationer har gåtts igenom och justerats på rätt sätt blir siffrorna i årsredovisningen mer korrekta och ger en bättre bild av verksamheten.

‍

Varför bokslutet är så viktigt

Många företagare tänker att årsredovisningen är det viktigaste eftersom det är den som ska lämnas in, men i praktiken bygger hela årsredovisningen på bokslutet. Om bokslutet innehåller fel kommer även årsredovisningen att göra det.

Det kan påverka flera viktiga delar, som årets resultat, företagets tillgångar och skulder, eget kapital samt hur moms och skatt redovisas. Det kan också påverka möjligheten till utdelning och hur företaget uppfattas av banker, leverantörer och andra externa parter.

Ett väl genomfört bokslut gör därför årsredovisningen tryggare att skriva under och ger en mer rättvis bild av företagets ekonomi.

‍

Vanliga missförstånd

Ett vanligt missförstånd är att bokslutet är klart så fort bokföringsprogrammet visar ett resultat. I verkligheten visar programmet bara det som har bokförts, och bokslutet handlar om att kontrollera om det som har bokförts faktiskt är korrekt och komplett. Det kan fortfarande finnas saker som behöver justeras eller kompletteras.

Ett annat missförstånd är att årsredovisningen bara är ett dokument som ska skickas in. I själva verket är det ett viktigt dokument som beskriver företagets resultat och ställning och som ska kunna förstås av flera olika parter.

Det är också vanligt att tro att en vinst automatiskt innebär att det finns pengar på kontot. Så är det inte alltid, eftersom pengar kan vara bundna i kundfakturor, lager eller investeringar. Därför behöver man förstå både resultatet och företagets likviditet. Läs mer här: Företaget visar vinst – men var är pengarna?

Slutligen är det många som tänker att det går att vänta till sista veckan med bokslutet, men det innebär en risk. Om problem upptäcks sent, till exempel saknade underlag eller fel i momsredovisningen, kan det bli stressigt att hinna rätta allt i tid.

‍

Vad behöver vara klart innan bokslutet kan göras?

För att bokslutet ska kunna genomföras på ett bra sätt behöver flera delar vara på plats. Bokföringen behöver vara uppdaterad och bankkonton samt skattekonto ska vara avstämda. Kund- och leverantörsfakturor behöver vara genomgångna och alla kvitton och underlag ska vara samlade.

Om företaget har lager behöver det inventeras, och inventarier ska gås igenom. Det är också viktigt att ha underlag för lån, leasing och avbetalningar samt att kontrollera löner och andra personalrelaterade poster. Dessutom behöver momsrapporter stämma överens med bokföringen.

Vill du ha en mer praktisk genomgång kan du läsa vår artikel: Checklista: detta behöver vara klart inför årsredovisningen.

‍

Vad händer efter bokslutet?

När bokslutet är klart kan årsredovisningen tas fram, men arbetet slutar inte där. Årsredovisningen behöver läsas igenom av styrelsen, skrivas under och behandlas på årsstämman. Därefter kompletteras den med ett fastställelseintyg innan den lämnas in till Bolagsverket.

Om bolaget har en revisor behöver även revisionen bli klar innan årsredovisningen skickas in. Det innebär att bokslutet behöver vara färdigt i god tid, eftersom det finns flera steg efter att siffrorna är framtagna.

‍

När ska bokslutet vara klart?

Det finns inget exakt datum för när bokslutet måste vara klart, men det behöver vara färdigt i tid för att årsredovisningen ska kunna tas fram, granskas, skrivas under och fastställas på årsstämman innan den lämnas in.

För ett aktiebolag med kalenderår ska årsstämman hållas senast den 30 juni och årsredovisningen normalt vara hos Bolagsverket senast den 31 juli. Det innebär att bokslutet bör vara klart i god tid innan dessa datum.

Vill du läsa mer om tidsgränserna kan du läsa: När ska årsredovisningen lämnas in?

‍

Vanliga fel som upptäcks i bokslutet

När bokslutet görs är det vanligt att man upptäcker saker som behöver rättas. Det kan handla om bankkonton som inte stämmer, saknade kvitton, felaktig momsperiod eller privata kostnader som har bokförts i bolaget. Det kan också röra sig om fakturor som hamnat på fel år, lager som inte inventerats eller gamla inventarier som fortfarande finns kvar i bokföringen.

Andra exempel är lån eller leasingavtal som inte stämmer, löner som inte är korrekt avstämda eller kundfakturor som sannolikt inte kommer att betalas.

Det här betyder inte att företaget är dåligt skött, utan snarare att bokslutet fyller sin funktion genom att upptäcka fel innan årsredovisningen färdigställs.

Vill du fördjupa dig i detta kan du läsa: Vanliga fel inför bokslutet – och hur du undviker dem.

‍

Vad bör du som företagare kontrollera?

Även om du får hjälp med bokslut och årsredovisning är det bra att ha en grundläggande förståelse för företagets ekonomi. Du behöver inte kunna alla detaljer, men du bör kunna känna igen siffrorna och förstå vad de innebär.

Det är klokt att titta på om resultatet verkar rimligt, om bankkontot stämmer med dina förväntningar och om större kostnader finns med. Du bör också kontrollera att skulder och lån verkar korrekta, att obetalda kundfakturor är rimliga och att det inte saknas viktiga kostnader.

Dessutom är det viktigt att du förstår hur resultatet ska hanteras och att du känner dig trygg med det du skriver under. Om något känns oklart är det alltid bättre att fråga än att gissa.

‍

Sammanfattning

Bokslut och årsredovisning hänger nära ihop, men de fyller olika funktioner. Bokslutet är arbetet där bokföringen kontrolleras, justeras och avslutas, medan årsredovisningen är dokumentet som sammanfattar företagets resultat och ekonomiska ställning.

För att årsredovisningen ska bli korrekt krävs ett noggrant genomfört bokslut, och därför är det viktigt att ha ordning på underlag, avstämningar, moms, fakturor, lager, löner och andra centrala delar innan årsredovisningen tas fram.

Vill du förstå hela processen steg för steg kan du läsa vår huvudguide: Årsredovisning för aktiebolag – en enkel guide inför inlämningen.