Vilka underlag behövs inför årsredovisningen? Checklista för aktiebolag

När det börjar bli dags för bokslut och årsredovisning är det många företagare som undrar samma sak:

Vad behöver egentligen vara klart?

Det kan kännas som mycket att hålla reda på. Bankkonton, kvitton, fakturor, skattekonto, lager, löner, lån och avtal. Allt behöver inte vara svårt, men det behöver finnas ordning.

Ju bättre underlagen är, desto enklare blir det att avsluta bokföringen, ta fram bokslutet och färdigställa årsredovisningen.

I den här artikeln går vi igenom vilka underlag som brukar behövas inför årsredovisningen för ett aktiebolag.

Vill du först förstå hela processen kring årsredovisningen? Läs vår guide: Årsredovisning för aktiebolag – en enkel guide inför inlämningen.

‍

Varför är underlagen så viktiga?

Årsredovisningen bygger på företagets bokföring.

Bokföringen bygger i sin tur på underlag.

Det betyder att årsredovisningen aldrig blir bättre än materialet den bygger på.

Om kvitton saknas, om bankkontot inte stämmer eller om privata och företagsrelaterade betalningar har blandats kan det påverka både resultatet och bilden av företagets ekonomi.

Bra underlag gör det enklare att:

• Kontrollera att bokföringen stämmer
• Upptäcka fel i tid
• Minska risken för förseningar
• Få en tydligare bild av företagets resultat
• Planera skatt, utdelning och kommande kostnader
• Känna sig tryggare innan årsredovisningen skrivs under

Det handlar alltså inte bara om att “skicka in papper”.

Det handlar om att förstå vad som faktiskt har hänt i företaget under året.

‍

Börja med bankkontot

Det första som behöver kontrolleras är företagets bankkonton.

Saldot på banken ska stämma med bokföringen. Om det inte gör det behöver skillnaden utredas innan bokslutet blir klart.

Gå igenom:

• Företagskonto
• Sparkonto
• Valutakonto
• Företagskort
• Betalkonton kopplade till kassasystem eller betaltjänster

Det är vanligt att små skillnader uppstår under året. Det kan handla om en avgift som inte bokförts, en betalning som hamnat fel eller en transaktion som saknar underlag.

Ju tidigare detta upptäcks, desto enklare är det att rätta till.

‍

Kontrollera skattekontot

Skattekontot är ett av de viktigaste kontona att stämma av inför bokslutet.

Här syns bland annat inbetalningar och debiteringar kopplade till skatt, moms och arbetsgivaravgifter.

Inför årsredovisningen behöver skattekontot jämföras med bokföringen.

Kontrollera till exempel:

• Inbetald skatt
• Moms
• Arbetsgivaravgifter
• Preliminär skatt
• Räntor
• Eventuella avgifter

Många företagare tittar mest på bankkontot, men glömmer skattekontot.

Det kan skapa problem eftersom pengar som ser ut att finnas tillgängliga på företagskontot ibland behövs för kommande skatter och avgifter.

‍

Gå igenom kundfakturor

Nästa steg är att kontrollera företagets kundfakturor.

Det handlar inte bara om vilka fakturor som har skickats, utan också om vilka som faktiskt har betalats.

Inför bokslutet behöver man veta:

• Vilka kundfakturor som fortfarande är obetalda
• Om någon faktura har betalats men inte matchats rätt
• Om någon kund riskerar att inte betala
• Om någon faktura behöver krediteras
• Om fakturor saknas eller har skapats i fel period

Det är särskilt viktigt att kontrollera fakturor runt räkenskapsårets slut.

En faktura kan vara skickad efter årsskiftet men avse arbete som utfördes innan året tog slut. Då kan den ändå behöva hanteras i bokslutet.

‍

Kontrollera leverantörsfakturor

Leverantörsfakturor är företagets inköp och kostnader.

Här är det vanligt att fakturor kommer sent, särskilt i januari eller februari, men avser kostnader från föregående år.

Därför behöver man gå igenom:

• Obetalda leverantörsfakturor
• Fakturor som kommit efter årsskiftet
• Kostnader som hör till rätt räkenskapsår
• Fakturor som saknar underlag eller förklaring
• Eventuella dubbelbetalningar eller kreditfakturor

Det är inte alltid betalningsdatumet som avgör vilket år kostnaden tillhör.

Det viktiga är vad kostnaden avser.

‍

Samla kvitton och andra verifikationer

Alla affärshändelser behöver kunna styrkas med ett underlag.

Det kan vara en faktura, ett kvitto, ett avtal, ett kontoutdrag eller annat dokument som visar vad som har hänt.

Inför årsredovisningen bör du kontrollera att det finns underlag för:

• Inköp med företagskort
• Kontantköp
• Resor och parkering
• Representation
• Drivmedel
• Mindre inköp
• Betalningar via privata kort som rör företaget
• Returer och återbetalningar

Ett vanligt problem är att kvittot finns någonstans, men inte där bokföringen behöver det.

Det kan ligga i en jackficka, i bilen, i ett mejl, i en app eller på ett privat konto.

Det bästa är att ha en enkel rutin under året. Då slipper man leta efter allt när bokslutet redan är igång.

‍

Håll isär privat och företag

Ett aktiebolag är en egen juridisk person.

Det betyder att företagets pengar och ägarens privata pengar inte är samma sak.

Inför bokslutet behöver privata betalningar identifieras och hanteras rätt.

Vanliga situationer är:

• Företagskortet har använts för privata köp
• Privata kort har använts för företagets kostnader
• Ägaren har tagit ut pengar utan tydlig förklaring
• Företaget har betalat privata kostnader
• Kvitton saknar information om vad köpet avser

Det här behöver redas ut innan bokslutet blir klart.

Annars kan kostnader hamna fel, momsen bli fel och företagets resultat bli missvisande.

‍

Har företaget lager?

Om företaget har varor i lager behöver lagret gås igenom inför bokslutet.

Det gäller till exempel butiker, restauranger, grossister, livsmedelsverksamheter och andra företag som köper in varor för försäljning eller förbrukning.

Inför årsredovisningen behöver man normalt ha:

• Lagerinventering per räkenskapsårets sista dag
• Lista över varor som finns kvar
• Antal och värde
• Underlag för inköpspriser
• Information om skadade, gamla eller svårsålda varor

Lagret påverkar företagets resultat.

Om lagret värderas fel kan även resultatet bli fel.

Därför är det viktigt att inventeringen görs ordentligt och att underlaget sparas.

‍

Gå igenom inventarier och större inköp

Har företaget köpt större saker under året behöver dessa kontrolleras inför bokslutet.

Det kan handla om:

• Datorer
• Maskiner
• Fordon
• Möbler
• Verktyg
• Köksutrustning
• Kassasystem
• Annan utrustning som används i verksamheten

Alla större inköp ska inte alltid kostnadsföras direkt.

Vissa inköp kan behöva läggas upp som inventarier och skrivas av över tid.

Det är också viktigt att kontrollera om företaget har sålt, skrotat eller slutat använda någon tidigare inventarie.

‍

Lån, leasing och avbetalningar

Många företag har lån, leasing eller avbetalningsavtal.

Det kan gälla bilar, maskiner, utrustning eller finansiering av verksamheten.

Inför bokslutet behöver aktuella uppgifter finnas tillgängliga.

Samla till exempel:

• Lånebesked
• Amorteringsplaner
• Leasingavtal
• Avbetalningsavtal
• Räntespecifikationer
• Underlag för kvarvarande skuld vid årets slut

Leasing och avbetalningar kan ibland vara svåra att tolka.

Det räcker därför inte alltid med själva betalningen. Avtalet kan behöva gås igenom för att avgöra hur det ska hanteras i bokföringen.

‍

Löner och personal

Har företaget anställda behöver löner och personalrelaterade poster kontrolleras inför årsredovisningen.

Det gäller även om företaget bara har en anställd.

Gå igenom:

• Alla lönekörningar under året
• Arbetsgivardeklarationer
• Skatteavdrag
• Arbetsgivaravgifter
• Semesterlöneskuld
• Förmåner
• Sjukfrånvaro och annan frånvaro
• Eventuella bonusar eller ersättningar

Semesterlöneskuld är något många företagare missar.

Det är en kostnad som kan påverka bokslutet och behöver därför kontrolleras.

‍

Avtal som kan påverka bokslutet

Alla avtal påverkar inte årsredovisningen direkt, men vissa kan vara viktiga att ha tillgängliga.

Det gäller särskilt avtal som påverkar företagets kostnader, skulder eller framtida åtaganden.

Samla gärna:

• Hyresavtal
• Leasingavtal
• Låneavtal
• Försäkringsavtal
• Större kundavtal
• Leverantörsavtal
• Franchiseavtal
• Avtal om kassasystem eller abonnemang
• Avtal med delägare

Avtal gör det lättare att förstå varför en kostnad finns, hur länge den gäller och om något behöver periodiseras eller redovisas på ett särskilt sätt.

‍

Moms och deklarationer

Moms och bokföring behöver stämma överens.

Om momsdeklarationerna säger en sak och bokföringen visar något annat behöver skillnaden utredas.

Kontrollera:

• Att momsrapporterna stämmer med bokföringen
• Att moms har redovisats i rätt period
• Att inköp med avdragsgill moms är korrekt hanterade
• Att försäljning med olika momssatser är rätt bokförd
• Att rättelser och omföringar är dokumenterade

Det här är extra viktigt för verksamheter med många transaktioner, kontantförsäljning eller olika momssatser.

Exempel kan vara restaurang, kiosk, butik, livsmedel, taxi eller frisörverksamhet.

‍

Kassasystem och dagsrapporter

Har företaget kontantförsäljning eller kortbetalningar via kassasystem behöver dagsrapporter och betalningar stämma.

Inför bokslutet bör man kontrollera:

• Dagsrapporter
• Z-rapporter
• Kortinlösen
• Swishbetalningar
• Kontantkassa
• Avvikelser mellan kassa och bank
• Avgifter från betalningsleverantörer

Många små skillnader kan tillsammans bli stora.

Därför är det bra att stämma av kassa och betalningar löpande, inte bara vid årets slut.

‍

Försäkringar, hyror och abonnemang

Vissa kostnader betalas i förväg.

Det kan till exempel vara försäkringar, hyror, licenser eller abonnemang.

Inför bokslutet behöver man kontrollera om kostnaden gäller det avslutade året, nästa år eller båda.

Vanliga exempel:

• Försäkringar
• Lokalhyra
• Programvaror
• Fortnox eller andra bokföringssystem
• Kassasystem
• Telefonabonnemang
• Serviceavtal
• Licenser

Detta kallas ofta periodisering.

Enkelt förklarat betyder det att kostnaden ska hamna på rätt period.

‍

Underlag från bokföringssystemet

Arbetar företaget digitalt behöver bokföringssystemet vara uppdaterat.

Det kan till exempel gälla Fortnox eller andra system.

Inför bokslut och årsredovisning kan detta behövas:

• Huvudbok
• Balansrapport
• Resultatrapport
• Momsrapporter
• Kundreskontra
• Leverantörsreskontra
• SIE-fil om en ny redovisningsbyrå ska ta över
• Tillgång till digitala underlag

Digital bokföring gör ofta arbetet enklare, men bara om underlagen faktiskt finns där.

Ett digitalt system ersätter inte ordning. Det hjälper dig att skapa ordning.

‍

Om du arbetar med papper

Alla företagare arbetar inte digitalt.

Det är inget problem, men det kräver en tydlig struktur.

Arbetar du med papper kan du sortera underlagen i till exempel:

• Kundfakturor
• Leverantörsfakturor
• Kvitton
• Bankunderlag
• Skattekonto
• Löner
• Avtal
• Lager
• Lån och leasing

Det viktiga är inte om materialet är digitalt eller på papper.

Det viktiga är att det är komplett, sorterat och går att följa.

‍

Vanliga misstag med underlag inför årsredovisningen

Många problem inför årsredovisningen beror inte på komplicerade regler.

De beror på att materialet inte är komplett eller att något inte går att förstå i efterhand.

Här är några vanliga misstag.

‍

1. Underlagen lämnas in för sent

När underlagen kommer in sent blir det mindre tid att kontrollera, rätta och ställa frågor.

Det kan göra att arbetet blir stressigt och att årsredovisningen riskerar att bli försenad.

‍

2. Kvitton saknas

Ett belopp på banken räcker inte alltid.

Det behöver finnas ett underlag som visar vad köpet gäller.

‍

3. Bank och bokföring stämmer inte

Om bankkontot inte stämmer med bokföringen behöver skillnaden utredas.

Det kan ta tid, särskilt om felet ligger flera månader tillbaka.

‍

4. Skattekontot glöms bort

Skattekontot är en viktig del av företagets ekonomi.

Om det inte stämmer kan det påverka både skulder och resultat.

‍

5. Lager inventeras inte ordentligt

Lager påverkar resultatet.

Därför behöver inventeringen göras noggrant och dokumenteras.

‍

6. Privata och företagets pengar blandas

Det skapar onödigt arbete och kan leda till fel i bokföringen.

Försök hålla företagets ekonomi så ren och tydlig som möjligt.

‍

7. Avtal saknas

Ibland behövs avtalen för att förstå hur en kostnad ska hanteras.

Det gäller särskilt lån, leasing, hyra och större abonnemang.

‍

Checklista: detta bör vara klart inför årsredovisningen

Använd checklistan som en sista genomgång.

☐ Bankkonton är avstämda
☐ Företagskort är kontrollerade
☐ Skattekontot stämmer med bokföringen
☐ Kundfakturor är genomgångna
☐ Leverantörsfakturor är kontrollerade
☐ Alla kvitton och verifikationer finns samlade
☐ Privata betalningar är identifierade
☐ Lager är inventerat och dokumenterat
☐ Inventarier och större inköp är genomgångna
☐ Lån och leasing är kontrollerade
☐ Löner och arbetsgivaravgifter är avstämda
☐ Semesterlöneskuld är kontrollerad
☐ Momsrapporter stämmer med bokföringen
☐ Dagsrapporter och kassaunderlag är avstämda
☐ Viktiga avtal finns samlade
☐ Kostnader som hör till rätt år är identifierade
☐ Digitala underlag eller pappersunderlag är sorterade
☐ Frågor och oklarheter är noterade i tid

‍

När bör du börja samla underlagen?

Det bästa är att samla underlag löpande under året.

Men om du inte har gjort det är det ändå bättre att börja så tidigt som möjligt inför bokslutet.

För ett aktiebolag med kalenderår är det klokt att gå igenom materialet under våren, inte vänta till sommaren.

Då finns det tid att:

• Leta fram saknade kvitton
• Kontakta leverantörer
• Kontrollera obetalda fakturor
• Göra lagerinventering
• Stämma av bank och skattekonto
• Utreda privata betalningar
• Planera årsstämman och underskrifter

Det är ofta de små frågorna som tar tid.

Därför är det bättre att hitta dem tidigt.

‍

Sammanfattning

Underlagen är grunden för bokslutet och årsredovisningen.

När materialet är komplett och ordnat blir det lättare att kontrollera bokföringen, förstå resultatet och lämna in årsredovisningen i tid.

Det viktigaste är att ha koll på:

• Bank och skattekonto
• Kund- och leverantörsfakturor
• Kvitton och andra verifikationer
• Lager och inventarier
• Lån, leasing och avtal
• Löner och personal
• Moms och deklarationer
• Privata betalningar

Årsredovisningen är inte bara ett dokument som ska skickas in.

Den är också ett tillfälle att se om företagets ekonomi stämmer och vad som behöver förbättras framåt.

Vill du läsa mer om hela processen, från bokslut till inlämning? Läs vår guide: Årsredovisning för aktiebolag – en enkel guide inför inlämningen.