Årsredovisning för aktiebolag – en enkel guide inför inlämningen

Driver du aktiebolag behöver du varje år avsluta bokföringen, ta fram en årsredovisning och lämna in den till Bolagsverket.

Det kan kännas som mycket att hålla reda på. Vilka datum gäller? Vilka underlag behövs? Hur vet man att siffrorna stämmer? Och vad ska man tänka på innan årsredovisningen skrivs under?

I den här guiden går vi igenom det viktigaste steg för steg.

‍

Vad är skillnaden mellan bokslut och årsredovisning?

Bokslutet är arbetet där företagets bokföring avslutas och kontrolleras för räkenskapsåret.

Då går man bland annat igenom:

• företagets intäkter och kostnader
• bankkonton och skattekonto
• obetalda kund- och leverantörsfakturor
• löner och arbetsgivaravgifter
• moms och skatter
• lager, inventarier och lån
• kostnader och intäkter som hör till rätt år

Årsredovisningen är det formella dokument som tas fram utifrån bokslutet.

Den innehåller bland annat en förvaltningsberättelse, resultaträkning, balansräkning och noter. Årsredovisningen ska fastställas på årsstämman och därefter lämnas in till Bolagsverket.

Enkelt förklarat:

Bokslutet kontrollerar och avslutar årets bokföring. Årsredovisningen presenterar resultatet.

‍

När ska årsredovisningen lämnas in?

Årsredovisningen ska vara hos Bolagsverket senast sju månader efter räkenskapsårets slut.

För ett aktiebolag med kalenderår, där räkenskapsåret avslutas den 31 december, ser tidsplanen normalt ut så här:

• Årsstämman ska hållas senast den 30 juni.
• Årsredovisningen ska vara hos Bolagsverket senast den 31 juli.

Har företaget ett brutet räkenskapsår gäller andra datum. Utgå därför alltid från det datum då företagets räkenskapsår avslutas.

Tänk också på att årsredovisningen ska vara komplett och ha kommit fram i tid. Det räcker inte att posta den på sista dagen.

‍

Vad händer om årsredovisningen lämnas in för sent?

Ett aktiebolag som lämnar in årsredovisningen för sent kan behöva betala förseningsavgifter.

Ytterligare avgifter kan tillkomma om årsredovisningen fortfarande inte lämnas in. Vid en längre försening kan konsekvenserna bli betydligt allvarligare.

Ansvaret ligger på bolagets styrelse, även när en redovisningskonsult eller redovisningsbyrå hjälper till med arbetet.

Därför är det klokt att inte planera utifrån sista inlämningsdagen. Det behövs också tid för att:

• samla in underlag
• kontrollera bokföringen
• rätta eventuella fel
• ta fram årsredovisningen
• låta styrelsen läsa och skriva under
• hålla årsstämma
• lämna in handlingarna

‍

Vilka underlag behöver vara klara?

Vilka underlag som behövs beror på verksamheten. Följande är vanliga exempel.

Bank och skattekonto

Saldot i bokföringen ska stämma överens med företagets bankkonton och skattekonto.

Har företaget flera konton behöver samtliga kontrolleras.

‍

Kundfakturor

Kontrollera vilka fakturor som var obetalda på räkenskapsårets sista dag.

Det behöver också bedömas om någon kundfordran är osäker och riskerar att inte bli betald.

‍

Leverantörsfakturor

Kontrollera att företagets inköp och obetalda leverantörsfakturor finns med.

Det kan även finnas kostnader som hör till året men där fakturan kommer först efter årsskiftet.

‍

Kvitton och andra verifikationer

Alla bokförda affärshändelser ska ha ett underlag.

Saknas kvitton, fakturor eller andra dokument behöver detta hanteras innan bokslutet blir klart.

‍

Lager

Företag som har varor i lager behöver normalt inventera lagret vid räkenskapsårets slut.

Antalet varor och lagrets värde påverkar företagets resultat. Därför är det viktigt att inventeringen blir rätt och att det finns ett sparat inventeringsunderlag.

‍

Inventarier och större inköp

Maskiner, fordon, utrustning och andra större inköp kan behöva registreras som tillgångar och skrivas av under flera år.

Kontrollera även om företaget har sålt, kasserat eller slutat använda någon tidigare bokförd tillgång.

‍

Lån och leasingavtal

Ta fram besked för lån och andra skulder vid årets slut.

Leasingavtal och avbetalningar behöver också gås igenom, eftersom de kan hanteras olika beroende på avtalets innehåll.

‍

Löner och personal

Kontrollera att löner, skatteavdrag, arbetsgivaravgifter, semesterlöneskuld och eventuella förmåner är korrekt redovisade.

‍

Vanliga misstag inför årsredovisningen

Många fel börjar långt innan årsredovisningen tas fram. De upptäcks först när bokföringen ska avslutas.

Avstämningarna är inte gjorda

Att siffrorna finns i bokföringsprogrammet betyder inte automatiskt att de stämmer.

Bankkonton, skattekonto, kundfordringar och leverantörsskulder behöver stämmas av mot verkliga saldon och underlag.

Om avstämningarna inte är gjorda kan både resultat, moms, skulder och tillgångar bli fel.

‍

Privata och företagets utgifter har blandats

Ett aktiebolag är en egen juridisk person. Företagets pengar är därför inte samma sak som ägarens privata pengar.

Privata inköp ska inte bokföras som företagets vanliga kostnader. När privata och företagsrelaterade betalningar blandas kan det leda till fel i bokföringen, momsen och beskattningen.

Använd därför separata bankkonton och kort, och lämna en tydlig förklaring när en betalning behöver utredas.

‍

Kostnader eller intäkter hamnar på fel år

Det är inte alltid betalningsdatumet som avgör vilket år en kostnad eller intäkt tillhör.

En faktura kan exempelvis betalas i januari men avse arbete som utfördes i december. På samma sätt kan företaget ha betalat i förväg för en tjänst som gäller nästa räkenskapsår.

Vid bokslutet behöver sådana poster fördelas till rätt period.

‍

Underlag lämnas in för sent

När kvitton, avtal och fakturor kommer in sent blir det svårare att göra rätt bedömningar.

Det ökar också risken för att årsredovisningen blir försenad eller behöver ändras i efterhand.

Samla därför underlagen löpande och meddela tidigt om något saknas.

‍

Moms och skatt stämmer inte med bokföringen

Momsdeklarationer, arbetsgivardeklarationer och bokföringen behöver stämma överens.

Skillnader kan bero på felaktiga bokningar, manuella ändringar eller att en affärshändelse har redovisats i fel period.

Skillnaderna bör utredas innan årsredovisningen färdigställs.

‍

Vinsten förväxlas med pengar på kontot

Företaget kan redovisa vinst utan att ha motsvarande summa på bankkontot.

Pengarna kan exempelvis vara bundna i:

• obetalda kundfakturor
• varulager
• inventarier
• amorteringar
• förskottsbetalningar

Titta därför både på resultatet och på företagets likviditet.

‍

Ska vinsten delas ut eller sparas i företaget?

När bokslutet är klart behöver bolaget ta ställning till hur årets resultat ska hanteras.

Vinsten kan bland annat sparas i bolaget eller, när förutsättningarna finns, delas ut till aktieägarna.

Innan en utdelning beslutas behöver man kontrollera:

• hur mycket fritt eget kapital som finns
• om företaget har pengar till kommande betalningar
• vilka skatter och avgifter som ska betalas
• om företaget behöver göra investeringar
• om det finns lån eller andra stora utgifter
• hur stor ekonomisk buffert verksamheten behöver

Utdelning beslutas av bolagsstämman. Ett positivt resultat betyder inte automatiskt att hela vinsten bör eller kan betalas ut.

Beslutet bör utgå från både reglerna och företagets ekonomiska situation.

‍

Använd årsredovisningen för att förstå företaget

Årsredovisningen handlar om året som gått, men den kan också ge viktig information inför framtiden.

När siffrorna är klara kan du bland annat fråga:

• Har försäljningen ökat eller minskat?
• Vilka kostnader har förändrats mest?
• Har lönsamheten blivit bättre?
• Betalar kunderna i tid?
• Finns det tillräckligt med pengar för kommande utgifter?
• Behöver priserna justeras?
• Finns det kostnader som går att planera bättre?
• Behöver företaget en större buffert?

Det är ofta jämförelsen med tidigare år som gör siffrorna användbara.

En enskild kostnad kanske inte säger så mycket. Men om samma kostnad har ökat kraftigt under flera år kan den behöva undersökas.

‍

Digital bokföring eller papper?

Digital bokföring kan göra det enklare att samla underlag, följa fakturor och hitta dokument inför bokslutet.

Men det viktigaste är inte om materialet är digitalt eller på papper.

Det viktiga är att:

• alla underlag finns
• materialet är sorterat
• det går att koppla varje underlag till rätt bokföringspost
• informationen lämnas in i tid
• dokumenten sparas på rätt sätt

Arbetar du med papper kan du skapa en tydlig pärmstruktur för exempelvis kundfakturor, leverantörsfakturor, kvitton, bankunderlag och avtal.

Det går också att övergå till ett digitalt arbetssätt stegvis. Allt behöver inte förändras på en gång.

‍

Kan man byta redovisningsbyrå inför årsredovisningen?

Ja, det går att byta redovisningsbyrå även när årsredovisningen närmar sig.

Men ju närmare sista datumet man kommer, desto viktigare blir en tydlig överlämning.

Den nya byrån kan bland annat behöva:

• bokföringsdata eller en SIE-fil
• huvudbok och balansrapport
• tidigare årsredovisning
• tidigare deklarationer
• avtal och bokslutsunderlag
• information om pågående frågor
• tillgång till bokföringssystemet

Be om en tydlig beskrivning av vad som redan är gjort och vad som återstår.

Det minskar risken för dubbelarbete, missförstånd och förseningar.

‍

Kontrollera detta innan du skriver under

Läs igenom årsredovisningen innan den skrivs under, även när någon annan har tagit fram den.

Kontrollera särskilt:

• att företagets namn och organisationsnummer är rätt
• att rätt räkenskapsår anges
• att beskrivningen av verksamheten stämmer
• att viktiga händelser under året finns med
• att årets resultat verkar rimligt
• att bank, skulder och eget kapital går att känna igen
• att förslaget till resultatdisposition är förståeligt
• att rätt personer skriver under
• att årsstämmans datum blir rätt
• att fastställelseintyget är korrekt

Fråga när något är oklart. Du ska inte behöva skriva under ett dokument som du inte förstår.

‍

Checklista inför årsredovisningen

Använd listan som en sista kontroll:

☐ Bokföringen är uppdaterad till räkenskapsårets sista dag
☐ Bankkonton och skattekonto är avstämda
☐ Kund- och leverantörsfakturor är kontrollerade
☐ Kvitton och andra underlag är insamlade
☐ Lagret är inventerat och dokumenterat
☐ Inventarier, lån och leasingavtal är genomgångna
☐ Löner och personalrelaterade poster är kontrollerade
☐ Privata betalningar är identifierade och hanterade
☐ Moms och skatter stämmer med bokföringen
☐ Styrelsen har läst och förstått årsredovisningen
☐ Årsstämman är planerad
☐ Årsredovisningen är undertecknad
☐ Inlämningen är gjord och kvittot sparat

‍

Sammanfattning

En bra årsredovisning börjar med en bokföring som är uppdaterad och ordentligt avstämd.

Börja i god tid, samla underlagen och kontrollera siffrorna innan handlingarna skrivs under. Då minskar risken för fel, förseningsavgifter och stress inför sista inlämningsdagen.

Årsredovisningen är också ett tillfälle att stanna upp och förstå hur företaget faktiskt har gått.

Det gör det lättare att planera nästa år och fatta genomtänkta beslut om företagets ekonomi.