Momsdeklaration varje kvartal – vad behöver du hålla koll på?

Moms är en av de saker som många företagare tänker på först när datumet närmar sig.

Men egentligen ska momsen inte lösas samma dag som deklarationen ska in. Den behöver hållas koll på under hela kvartalet.

När bokföringen är uppdaterad, underlagen finns på plats och momsen har stämts av blir momsdeklarationen mycket enklare. När allt däremot samlas ihop i sista minuten blir det lätt stressigt, särskilt om kvitton saknas, fakturor inte är bokförda eller dagsrapporter inte stämmer.

I den här guiden går vi igenom hur kvartalsvis momsredovisning fungerar, vilka datum du behöver hålla koll på och vad som bör vara klart innan momsdeklarationen lämnas in.

Vill du läsa mer om hur momsen hänger ihop med bokföringen inför bokslut och årsredovisning? Läs vår artikel: Vanliga fel inför bokslutet – och hur du undviker dem.

‍

Vad betyder kvartalsvis momsredovisning?

Kvartalsvis momsredovisning betyder att företaget deklarerar och betalar moms fyra gånger per år.

I stället för att redovisa moms varje månad eller en gång per år redovisar du momsen per kalenderkvartal.

Det innebär att året delas upp så här:

• januari, februari och mars
• april, maj och juni
• juli, augusti och september
• oktober, november och december

För varje kvartal ska företagets försäljning, inköp och moms sammanställas. Därefter lämnas momsdeklarationen till Skatteverket och eventuell moms att betala ska finnas registrerad på skattekontot i tid.

Kvartalsvis momsredovisning är vanligt för många små och medelstora företag. Det kan passa bra eftersom du inte behöver deklarera varje månad, men ändå får en regelbunden kontroll av momsen under året.

‍

När ska momsdeklarationen lämnas in?

För företag som redovisar moms per kalenderkvartal ska momsdeklarationen normalt lämnas in och momsen betalas senast den 12 i andra månaden efter kvartalets slut.

Det betyder normalt:

‍

Det är viktigt att komma ihåg att både deklarationen och betalningen behöver vara klara i tid. Det räcker alltså inte att bara deklarera momsen om betalningen saknas.

Det är också klokt att alltid kontrollera datumet i Skatteverkets e-tjänst eller i företagets skattekonto, eftersom datum kan påverkas av helger, företagsform och andra omständigheter.

‍

Vad är det du egentligen deklarerar?

I momsdeklarationen redovisar företaget bland annat hur mycket moms som lagts på försäljningen och hur mycket moms företaget har betalat på inköp.

Enkelt förklarat handlar det om två delar:

Utgående moms är moms på det du säljer.

Ingående moms är moms på det du köper in till företaget.

Om den utgående momsen är högre än den ingående momsen ska företaget normalt betala mellanskillnaden till Skatteverket.

Om den ingående momsen är högre än den utgående momsen kan företaget i vissa fall få tillbaka moms.

Det här är en av anledningarna till att bokföringen behöver vara uppdaterad. Momsdeklarationen bygger på det som har hänt i företaget under perioden.

‍

Moms är inte alltid företagets pengar

En vanlig miss är att företagaren tittar på bankkontot och känner att företaget har mer pengar än det egentligen har.

Men en del av pengarna kan vara moms som senare ska betalas till Skatteverket.

Om du till exempel säljer varor eller tjänster med moms får du in hela beloppet från kunden, inklusive moms. Men momsdelen är inte pengar som företaget kan använda fritt. Den ska redovisas och kan behöva betalas vidare.

Därför är det bra att tänka på momsen löpande, inte bara när deklarationen ska lämnas.

Annars kan momsen kännas som en överraskning, trots att den egentligen har byggts upp under hela kvartalet.

‍

Vad behöver vara klart innan du deklarerar moms?

Innan momsdeklarationen lämnas in behöver bokföringen för perioden vara uppdaterad.

Det betyder att försäljning, inköp och betalningar behöver vara bokförda på rätt period och med rätt moms.

Det är särskilt viktigt att ha koll på:

• kundfakturor
• leverantörsfakturor
• kvitton
• bankhändelser
• dagsrapporter
• kassasystem
• kortbetalningar
• Swish
• inköp med företagskort
• privata utlägg
• import och inköp från utlandet
• kreditfakturor
• betalningar som hör till rätt period

Ju bättre ordning du har på underlagen under kvartalet, desto enklare blir momsdeklarationen.

‍

Kundfakturor och försäljning

Försäljningen behöver vara bokförd med rätt moms.

Om företaget skickar fakturor behöver kundfakturorna vara med i rätt period. Om företaget säljer via kassa, kortterminal eller Swish behöver dagsrapporter och försäljning stämma med bokföringen.

Det är viktigt att kontrollera att försäljningen inte bara finns på kontot, utan också är rätt bokförd.

För verksamheter som caféer, restauranger, butiker, kiosker och salonger är dagsrapporter och kassaunderlag extra viktiga.

Om dagsrapporten saknas eller inte stämmer kan momsen bli fel.

‍

Leverantörsfakturor och inköp

Inköp behöver också vara bokförda korrekt.

Det gäller både leverantörsfakturor och kvitton. För att kunna dra av ingående moms behöver underlaget normalt visa vad som har köpts, från vem, datum, belopp och moms.

Om leverantörsfakturor saknas eller kommer in sent kan momsdeklarationen bli fel.

Det kan också hända att företaget missar ingående moms som det hade kunnat ta med, bara för att underlagen inte fanns på plats när deklarationen gjordes.

Därför är det bra att samla in inköpsunderlag löpande.

‍

Kvitton och småinköp

Små kvitton kan kännas oviktiga i stunden, men de påverkar bokföringen och momsen.

Det kan handla om parkering, material, enklare inköp, representation, drivmedel eller andra kostnader i verksamheten.

Om kvitton saknas kan det bli svårt att bokföra kostnaden rätt. Det kan också bli svårt att hantera momsen korrekt.

En bra vana är att fota eller ladda upp kvittot direkt, innan det tappas bort.

Det sparar mycket tid när momsperioden ska avslutas.

‍

Bankkontot behöver stämmas av

Innan momsdeklarationen lämnas in bör bankkontot vara avstämt mot bokföringen.

Det betyder att transaktionerna på bankkontot ska matcha det som finns bokfört.

Om det finns betalningar som saknar underlag behöver de redas ut innan momsen deklareras. Annars finns risken att försäljning, inköp eller moms hamnar fel.

Bankavstämningen är en enkel men viktig kontroll.

Den visar om något saknas.

‍

Skattekontot behöver också kontrolleras

Moms hänger ofta ihop med skattekontot.

När företaget betalar moms går betalningen via skattekontot. Där kan det också finnas andra poster, till exempel preliminär skatt, arbetsgivaravgifter och skatt på löner.

Därför är det bra att kontrollera skattekontot regelbundet.

Om skattekontot inte stämmer med bokföringen kan det skapa problem längre fram, särskilt inför bokslut och årsredovisning.

Vill du se fler kontroller som är viktiga inför årsredovisningen? Läs vår artikel: Checklista: detta behöver vara klart inför årsredovisningen.

‍

Vanliga misstag inför momsdeklarationen

Det finns några misstag som ofta återkommer när företag deklarerar moms.

Ett vanligt misstag är att bokföringen inte är uppdaterad när momsdeklarationen ska lämnas in. Då blir deklarationen stressig och risken för fel ökar.

Ett annat misstag är att kvitton saknas eller kommer in för sent. Då kan inköp bli fel bokförda eller inte komma med alls.

Det är också vanligt att försäljning via kassa, kort eller Swish inte stäms av ordentligt. För företag med daglig försäljning kan små differenser snabbt bli större problem om de inte upptäcks i tid.

Många glömmer också att planera för betalningen. Momsen kanske är rätt deklarerad, men pengarna finns inte kvar på kontot när den ska betalas.

‍

Därför ska du inte vänta till sista dagen

Momsdeklarationen blir mycket enklare när du börjar i tid.

Om du väntar till sista dagen behöver allt lösas samtidigt: underlag, bokföring, avstämning, frågor, rättelser och betalning.

Det är då små saker blir stora.

Ett saknat kvitto, en obokförd leverantörsfaktura eller en dagsrapport som inte stämmer kan skapa onödig stress.

Om du i stället håller koll löpande under kvartalet blir deklarationen mest en kontroll.

Inte ett panikarbete.

‍

Så kan du tänka under kvartalet

Ett bra sätt att få koll på momsen är att tänka på den varje månad, även om du bara deklarerar varje kvartal.

Det behöver inte vara komplicerat.

Gå igenom försäljningen, se till att kvitton och fakturor är inskickade, stäm av banken och håll koll på ungefär hur mycket moms som kan behöva betalas.

Då får du en bättre känsla för företagets pengar.

Du slipper också överraskningar när deklarationen ska in.

Det viktigaste är inte att göra allt perfekt varje dag. Det viktiga är att inte låta allt vänta till deadline.

‍

Vad händer om momsen inte stämmer?

Om momsen inte stämmer kan det bero på flera saker.

Det kan vara ett saknat underlag, en faktura som hamnat i fel period, en felaktig momssats, en kreditfaktura som inte bokförts eller en betalning som saknar koppling till rätt faktura.

Ibland upptäcks felet direkt.

Ibland upptäcks det först senare, till exempel inför bokslut.

Därför är det viktigt att rätta fel så snart de upptäcks och att inte bara lämna dem till senare. Ju längre tid som går, desto svårare blir det ofta att förstå vad som hänt.

‍

Moms och bokslut hänger ihop

Momsdeklarationerna under året påverkar även bokslutet.

När året ska avslutas behöver bokföringen, momsrapporterna och skattekontot stämma överens.

Om momsen har hanterats slarvigt under året kan det skapa merarbete inför bokslut och årsredovisning.

Det kan till exempel handla om att momsrapporter inte stämmer med bokföringen, att skattekontot inte är avstämt eller att gamla differenser behöver utredas.

Därför är moms inte bara en deklaration var tredje månad.

Det är en del av företagets löpande ekonomiska ordning.

Vill du förstå hela processen kring bokslut och årsredovisning? Läs vår huvudguide: Årsredovisning för aktiebolag – en enkel guide inför inlämningen.

‍

En enkel rutin för bättre momskoll

En enkel rutin kan göra stor skillnad.

Under kvartalet kan du tänka så här:

Samla in kvitton och fakturor löpande. Kontrollera att försäljningen är bokförd. Stäm av banken. Gå igenom dagsrapporter om du har kassa. Håll koll på kommande momsbetalning. Kontrollera skattekontot efter betalning.

Det behöver inte ta lång tid om det görs regelbundet.

Men om allt sparas till slutet av kvartalet blir det lätt mer arbete än nödvändigt.

‍

När bör du ta hjälp?

Det är klokt att ta hjälp om du ofta känner dig osäker inför momsdeklarationen.

Det gäller särskilt om:

• du inte vet vilka underlag som saknas
• du är osäker på momssatser
• du har försäljning både med och utan moms
• du säljer till eller köper från utlandet
• du har kassa, Swish och kortbetalningar
• du ofta får differenser i bokföringen
• du inte vet hur mycket moms som ska betalas
• skattekontot inte stämmer med bokföringen
• du vill undvika stress inför varje momsperiod

Moms behöver inte vara krångligt, men det behöver vara ordning.

Ju tidigare du skapar rutiner, desto lättare blir det.

‍

Sammanfattning

Kvartalsvis momsredovisning betyder att företaget deklarerar och betalar moms fyra gånger per år.

För att momsdeklarationen ska bli rätt behöver bokföringen vara uppdaterad, underlagen finnas på plats och försäljning, inköp, bank och skattekonto vara avstämda.

Det viktigaste är att inte vänta till sista dagen.

Momsen byggs upp under hela kvartalet, och därför behöver den också följas under hela kvartalet.

Med bra rutiner blir momsdeklarationen enklare, tydligare och mindre stressig.

Vill du förstå hur momsen hänger ihop med bokföring, bokslut och årsredovisning? Läs vår huvudguide: Årsredovisning för aktiebolag – en enkel guide inför inlämningen.

‍