Misstag vid arbetstillstånd – så minskar du risken för problem
Sju kontrollpunkter som hjälper dig att upptäcka brister i underlagen och följa upp anställningen före, under och efter en ansökan om arbetstillstånd.
Fel uppgifter, missade villkor och otydligt ansvar kan skapa problem i en ansökan om arbetstillstånd. Här går vi igenom sju saker att kontrollera. Syftet är att minska risken för brister, inte att lova ett visst beslut.
I ett litet företag sköter samma person ofta rekrytering, schema och administration. Då är det lätt att en viktig kontroll hamnar mellan andra arbetsuppgifter.
En enkel ansvarsfördelning gör att du kan upptäcka problem medan det fortfarande finns tid att hantera dem.
1. Att utgå från att ett gammalt tillstånd räcker
Ett arbetstillstånd kan vara knutet till en viss arbetsgivare och ett visst yrke. Läs beslutet innan du räknar med att kandidaten får börja hos dig.
Reglerna om begränsningarna finns i utlänningslagen, 6 kap. 2 a §.
Gör så här: Be att få se det aktuella beslutet och kontrollera om den nya anställningen kräver en ny ansökan. Använd vår artikel om att anställa utländsk personal som utgångspunkt.
2. Att bara jämföra lönen med kollektivavtalet
För vanliga arbetstillstånd finns både ett särskilt lönekrav och krav på branschmässiga villkor. En lön kan uppfylla det ena och ändå vara otillräcklig enligt det andra.
Kraven framgår av utlänningslagen, 6 kap. 2 §.
Gör så här: Dokumentera vilken regel och vilket löneunderlag ni använder. Kontrollera eventuella undantag. Utgå inte från att ett undantag gäller bara för att företaget har svårt att rekrytera.
Läs vår genomgång av lön och villkor vid arbetstillstånd.
3. Att ha olika uppgifter i olika handlingar
Om avtalet beskriver en anställning och ansökan en annan blir underlaget svårt att bedöma. Det kan till exempel handla om olika arbetstider, lönebelopp eller arbetsuppgifter.
Gör så här: Utse en person som jämför de slutliga versionerna. Rätta fel öppet och använd aktuella handlingar. Ändra aldrig datum för att få dokumentationen att se ut som om ett steg skedde tidigare.
4. Att upptäcka försäkringarna för sent
Försäkringsskydd ingår i villkoren för arbetstillstånd. Det behöver vara rätt från början och följas upp under anställningen.
Migrationsverket kan kontrollera både löneutbetalningar och försäkringar i efterhand. Se Migrationsverkets information efter beviljat tillstånd.
Gör så här: Be om skriftlig bekräftelse från försäkringsgivaren och kontrollera skyddets startdatum.
Om en brist upptäcks, ta reda på hur den ska hanteras i det aktuella ärendet. Utgå inte från att en senare åtgärd automatiskt rättar hela den tidigare perioden.
5. Att planera arbetet som om en ansökan vore ett beslut
Vid vanlig förstagångsansökan är huvudregeln tillstånd före inresa. Samtidigt finns situationer där en person får fortsätta arbeta under prövningen, exempelvis vid en förlängning som uppfyller villkoren.
Reglerna finns i utlänningslagen, 6 kap. 4 § och utlänningsförordningen, 5 kap. 3 §.
Gör så här: Kontrollera vilken situation ni faktiskt befinner er i innan personen sätts på schemat.
En generell regel om att ”alla måste vänta” är lika missvisande som att ”alla får börja när ansökan är inskickad”.
6. Att sluta följa upp när tillståndet beviljats
Ett beviljat tillstånd avslutar inte arbetsgivarens ansvar. Villkor och utbetalningar behöver fortsatt stämma.
Arbetsgivaren ska också anmäla om arbetet inte har påbörjats inom fyra månader från tillståndets första giltighetsdag. Se utlänningsförordningen, 6 kap. 6 f §.
Gör så här: Lägg in påminnelser för arbetsstart, lönekontroll, försäkringar och förlängning. Bestäm vem som ansvarar när den ordinarie handläggaren är ledig.
7. Att behandla ett avslag som att allt måste börja om
Ett avslagsbeslut kan överklagas. Beslutet anger hur och inom vilken tid.
Rätten att stanna eller arbeta under fortsatt prövning måste bedömas utifrån situationen. Se Migrationsverkets information om avslag.
Gör så här: Läs skälen och tidsfristen direkt. Ta ställning till överklagande eller annan åtgärd utifrån beslutet, vid behov med migrationsrättslig hjälp.
En ny ansökan är inte automatiskt rätt nästa steg.
Så kan INTECO hjälpa ditt företag
Vill du få en tydligare rutin för löner och personalunderlag? INTECO hjälper dig att skapa ordning i den ekonomiska administrationen och förstå vad uppgifterna visar.
Berätta hur ni arbetar i dag, så går vi igenom vad som behöver komma på plats.
Sammanfattning
En gemensam kontroll av status, handlingar och villkor minskar risken att något förbises. Följ sedan upp anställningen löpande.
Se till att någon ansvarar för varje kontroll och att viktiga datum finns i kalendern. Om ett problem uppstår behöver ni utreda vad det betyder i det aktuella ärendet.
Vår kravchecklista kan användas som stöd när du fördelar ansvaret.
Vill du få bättre ordning på löner och personalunderlag?
Är du osäker på hur ni ska följa upp löner och samla dokumentationen? Berätta hur ni arbetar i dag, så går vi igenom vilka rutiner som behöver komma på plats.
