Anställa utländsk personal i Sverige – vad gäller?

När du anställer någon från ett annat land behöver du kontrollera personens rätt att arbeta i Sverige. Reglerna beror på medborgarskap, uppehållsstatus och ibland ett tidigare tillstånd. Här får du en praktisk ordning för kontrollerna före första arbetsdagen.

En kandidat kan redan bo i Sverige och ändå behöva ett nytt tillstånd för jobbet hos dig. En annan kan nyligen ha flyttat hit och få börja arbeta utan arbetstillstånd.

Därför behöver du kontrollera den enskilda personens situation innan du sätter startdatum.

‍

Vilka regler gäller för olika personer?

Medborgare i EU/EES

EU/EES-medborgare behöver inte arbetstillstånd för att arbeta i Sverige. Rätten att vistas här under längre tid följer reglerna om uppehållsrätt, där arbete är en grund.

Läs mer i Migrationsverkets information om EU-medborgare.

‍

Medborgare i Schweiz

Schweiziska medborgare behöver inte arbetstillstånd. Vid vistelse längre än tre månader behöver de däremot ansöka om uppehållstillstånd. De får börja arbeta innan beslutet om uppehållstillstånd är klart.

‍

Personer från andra länder som redan har rätt att arbeta

Permanent uppehållstillstånd i Sverige ger rätt att arbeta utan ett separat arbetstillstånd. Även andra situationer kan ge rätt att arbeta, till exempel vissa tillstånd som familjemedlem eller uppehållsrätt som familjemedlem till en EU/EES-medborgare.

Ett uppehållstillstånd från ett annat EU-land ger däremot inte automatiskt rätt att ta en anställning i Sverige. Särskilda regler gäller för den som har ställning som varaktigt bosatt i ett annat EU-land.

Kontrollera statusen mot Migrationsverkets guide om befintlig rätt att arbeta.

‍

Personer som behöver ett nytt arbetstillstånd

Vid vanlig rekrytering från ett land utanför EU/EES är arbetstillstånd ofta nödvändigt.

Även den som redan har ett svenskt arbetstillstånd kan behöva ansöka på nytt, exempelvis när ett tillstånd är bundet till en annan arbetsgivare. Läs beslutets begränsningar och kontrollera vad som gäller för den nya anställningen.

Reglerna om koppling till arbetsgivare och yrke finns i utlänningslagen, 6 kap. 2 a §.

‍

Vilka handlingar ska arbetsgivaren kontrollera?

Be om handlingar som visar identitet, aktuell status och rätt att arbeta i just den anställning du erbjuder.

När ett tillstånd behövs ska du kontrollera:

• tillståndets giltighetstid
• vilket yrke det omfattar
• om det är knutet till en viss arbetsgivare
• om den planerade anställningen ryms inom tillståndet.

Ett personnummer är inte samma sak som ett arbetstillstånd.

För personer som omfattas av kontrollskyldigheten ska du behålla en kopia eller ett utdrag av relevanta handlingar under anställningen och minst tolv månader efteråt.

Den särskilda skyldigheten gäller inte EES- och schweiziska medborgare eller deras familjemedlemmar med rätt till fri rörlighet. Se utlänningsförordningen, 6 kap. 13 a §.

‍

När ska du underrätta Skatteverket?

När du anställer en tredjelandsmedborgare ska du normalt lämna blankett SKV 1160. Med tredjelandsmedborgare menas här en person som inte är medborgare i EU, EES eller Schweiz.

Underrättelsen ska lämnas senast vid utgången av den tredje månaden efter den kalendermånad då anställningen började.

Exempel: Om personen börjar den 12 september är sista dagen den 31 december.

Skyldigheten gäller även om personen har permanent uppehållstillstånd. Undantag finns bland annat för vissa familjemedlemmar med fri rörlighet och personer med ställning som varaktigt bosatt i ett EU-land.

Läs Skatteverkets regler om anställning av tredjelandsmedborgare.

‍

Två kandidater kan behöva olika kontroller

Anta att du driver ett café och ska anställa två personer. Den ena är EU-medborgare. Den andra har ett svenskt arbetstillstånd knutet till ett annat företag.

Du kan inte använda samma tillståndsbedömning för båda. Kontrollera den andra personens beslut och om ett nytt tillstånd behöver sökas innan ni bestämmer hur anställningen kan börja.

Samla kontrollen i personalakten och sätt en påminnelse för nästa uppföljning. Låt också lönehanteringen utgå från rätt skattebeslut och den anställning som faktiskt har avtalats.

‍

Så kan INTECO hjälpa ditt företag

INTECO hjälper dig att få ordning på företagets lönehantering och underlag. Vi går igenom siffrorna och hjälper dig att förstå vad som behöver finnas på plats i administrationen.

Berätta hur din planerade anställning ser ut, så går vi igenom vad du behöver förbereda.

‍

Sammanfattning

Börja med personens rätt att arbeta, inte enbart med medborgarskapet. Läs giltighetstid och begränsningar i befintliga tillstånd och kontrollera om de omfattar jobbet hos dig.

Spara handlingar och underrätta Skatteverket när reglerna kräver det. Dokumentera också vem som ansvarar för att följa upp uppgifterna.

Behöver personen ett vanligt arbetstillstånd? Fortsätt till översikten över ansökan och checklistan för arbetsgivare.

‍