Bokföring för nybörjare – kom igång i ditt företag
Ny som företagare och osäker på bokföringen? Här förklarar vi grunderna och visar hur du hanterar underlag, bokför affärshändelser och följer upp den första månaden.
Bokföring innebär att du registrerar företagets affärshändelser och sparar underlagen som visar vad som har hänt. Det kan handla om en kund som betalar, ett inköp eller pengar som du sätter in i verksamheten.
För att komma igång behöver du ett sätt att bokföra, ordning på fakturor och kvitton samt en rutin för att kontrollera att allt har kommit med.
Du behöver inte kunna varje konto eller ekonomiskt begrepp från början. Men du behöver förstå grunderna och veta när det är dags att fråga.
I den här guiden går vi igenom hur du kommer igång med bokföring i eget företag, med praktiska exempel och en checklista för den första månaden.
Måste alla företag bokföra?
Den som driver enskild näringsverksamhet är bokföringsskyldig för verksamheten. Aktiebolag är alltid bokföringsskyldiga.
Det innebär bland annat att affärshändelser ska bokföras löpande, att det ska finnas underlag till bokföringsposterna och att räkenskapsinformationen ska sparas. Bokföringen ska också avslutas för varje räkenskapsår.
Att företaget är litet betyder alltså inte att du kan hoppa över bokföringen. Börja skapa rutiner redan när de första affärshändelserna uppstår.
Vad ska du bokföra?
Bokföringen omfattar mer än försäljning och inköp. Även sådant som påverkar företagets tillgångar och skulder ska registreras.
Exempel är:
- försäljning och betalningar från kunder
- inköp och betalningar till leverantörer
- bankavgifter och ränta
- lån och amorteringar
- löner, skatter och avgifter
- egna insättningar och uttag i enskild firma.
En viktig grundregel är att alla pengar som kommer in inte är intäkter, och alla pengar som betalas ut inte är kostnader.
Om företaget får ett lån ökar pengarna på kontot, men också skulden. Om du amorterar minskar skulden. Amorteringen är inte en kostnad på samma sätt som räntan.
1. Välj hur bokföringen ska skötas
Bestäm först vad du vill göra själv och vad du behöver hjälp med.
Du kan exempelvis sköta fakturering och samla underlag själv, medan en redovisningsbyrå bokför och stämmer av. Du kan också bokföra själv och ta hjälp med kontroller och bokslut.
Det viktiga är att ansvarsfördelningen är tydlig. Vem följer upp saknade kvitton? Vem kontrollerar betalningarna? Vem lämnar momsdeklarationen?
Även när du anlitar hjälp finns företagets ansvar för bokföringen kvar. Be därför om förklaringar när något är oklart.
Behöver du ett bokföringsprogram?
Bokföring kan göras i ett bokföringsprogram eller manuellt enligt reglerna. Ett digitalt program kan underlätta fakturering, hantering av underlag och avstämning.
En vanlig Excel-fil där poster kan ändras i efterhand är däremot inte tillräcklig som bokföring. Excel kan användas till exempelvis budget och beräkningar, men ersätter inte en korrekt löpande bokföring.
2. Kontrollera vilken bokföringsmetod du använder
Bokföringsmetoden påverkar när fakturorna ska bokföras. De två vanligaste metoderna är kontantmetoden och faktureringsmetoden.
Företag vars årliga nettoomsättning normalt uppgår till högst tre miljoner kronor kan normalt använda kontantmetoden. För momsredovisningen används benämningen bokslutsmetoden.
Exempel: faktura i januari, betalning i februari
Du skickar en kundfaktura i januari och får betalt i februari.
Med kontantmetoden bokför du normalt försäljningen vid betalningen i februari. Med faktureringsmetoden bokför du försäljningen och kundfordran i januari, och betalningen i februari.
Exemplet gäller löpande bokföring under året. Vid bokslut behöver även obetalda fakturor hanteras.
Kontrollera att inställningarna i programmet stämmer med företagets metod för bokföring och momsredovisning.
3. Samla kvitton, fakturor och andra underlag
Till varje affärshändelse behöver det finnas ett underlag, en verifikation, som gör det möjligt att förstå och följa händelsen.
Det kan vara en faktura, ett kvitto eller ett annat dokument. Underlaget behöver bland annat visa vad affärshändelsen avser, datum, belopp och motpart.
Skapa en bestämd plats för materialet. Digitala fakturor kan samlas i bokföringssystemet och papperskvitton kan fotograferas eller skannas enligt reglerna.
Räcker det att betalningen syns på banken?
Ett kontoutdrag visar att pengar har flyttats, men för ett vanligt inköp visar det inte alltid vad du köpt eller vilken moms som ingår.
Spara därför även fakturan eller kvittot. En bankkoppling gör det enklare att hitta betalningar, men ersätter inte behovet av underlag.
Om ett kvitto saknas
Försök först få en kopia från säljaren. Om det inte går behöver händelsen dokumenteras på annat sätt, med de uppgifter som går att få fram.
En egen anteckning ger inte automatiskt rätt att dra av moms. Ta hjälp med bedömningen om underlaget är ofullständigt.
4. Förstå bokföringskonton, debet och kredit
Ett bokföringskonto beskriver vilken typ av händelse eller värde det handlar om. Det är inte samma sak som ett bankkonto.
Det finns exempelvis bokföringskonton för bank, försäljning, kontorsmaterial, moms och skulder.
I dubbel bokföring registreras varje affärshändelse i debet och kredit. Summan i debet ska vara lika stor som summan i kredit.
Debet betyder inte alltid plus och kredit betyder inte alltid minus. Effekten beror på vilken sorts konto du använder.
Bokföringsprogram kan föreslå konton, men du behöver kontrollera att förslaget beskriver det som faktiskt har hänt.
5. Bokför ditt första inköp – ett enkelt exempel
Anta att företaget köper kontorsmaterial för 1 250 kronor inklusive 25 procent moms och betalar direkt från företagskontot.
Exemplet förutsätter att inköpet hör helt till verksamheten, får kostnadsföras direkt och att företaget har full rätt att dra av momsen.
Beloppet består av:
- kontorsmaterial: 1 000 kronor
- ingående moms: 250 kronor
- betalning från banken: 1 250 kronor.
Bokföringen kan då se ut så här:
Företaget har betalat 1 250 kronor, men kostnaden i exemplet är 1 000 kronor. Den avdragsgilla momsen hanteras separat.
Om företaget saknar avdragsrätt för moms blir hanteringen annorlunda. Även större inköp som ska användas under flera år kan behöva hanteras som tillgångar i stället för att kostnadsföras direkt.
6. Bokför försäljning och moms
Anta att företaget säljer en tjänst för 5 000 kronor exklusive 25 procent moms och kunden betalar direkt till företagskontot.
Kunden betalar totalt 6 250 kronor. Av det är 5 000 kronor försäljning och 1 250 kronor utgående moms.
Exemplet gäller en vanlig momspliktig tjänst som säljs i Sverige. Andra momssatser och regler kan gälla för andra försäljningar.
Om både inköpet och försäljningen ovan ingår i samma momsperiod blir skillnaden mellan utgående och ingående moms:
1 250 − 250 = 1 000 kronor.
I detta förenklade exempel är det beloppet moms att betala, om inga andra momsposter finns.
Använder du faktureringsmetoden och har bokfört kundfakturan tidigare ska betalningen i stället bokföras mot kundfordran. Försäljningen ska inte registreras en gång till.
7. Kontrollera att bokföringen stämmer med banken
När du bokfört periodens händelser behöver du göra en avstämning. Det innebär att du jämför bokföringen med underlag utanför bokföringen.
Börja med företagskontot:
- Ta fram kontoutdraget för perioden.
- Kontrollera att betalningarna har hanterats.
- Undersök poster som saknar underlag.
- Jämför bankens saldo med saldot på motsvarande bokföringskonto.
- Förklara och rätta eventuella skillnader.
Skillnader kan exempelvis bero på en missad bankavgift, fel datum eller en betalning som registrerats två gånger.
Om du använder ett betalsystem som drar avgiften före utbetalning behöver även försäljningen och avgiften kunna följas. Beloppet som landar på banken är då inte hela försäljningen.
Hur ofta behöver du bokföra?
Bokföring ska ske löpande. Huvudregeln är att kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast följande arbetsdag och andra affärshändelser så snart det kan ske.
Det finns regler som tillåter senareläggning under vissa förutsättningar. Vilka tidsfrister som gäller beror bland annat på verksamheten och hur underlagen ordnas.
En praktisk rutin är att samla underlagen direkt och boka återkommande tid för bokföring och avstämning. Men en månadskontroll ersätter inte de tidsfrister som gäller för själva bokföringen.
Bokföring i enskild firma och aktiebolag
Grunderna är gemensamma, men hanteringen av ägarens pengar skiljer sig.
Enskild firma
Du tar inte lön från din egen enskilda firma. Pengar som du för över till dig privat bokförs som egna uttag. Uttaget är ingen kostnad som minskar företagets vinst.
Det är verksamhetens skattemässiga överskott som beskattas, oavsett hur mycket pengar du tar ut.
Läs också: Starta enskild firma – steg för steg.
Aktiebolag
Aktiebolaget är en egen juridisk person. Bolagets pengar tillhör bolaget och privata överföringar ska inte hanteras som egna uttag på samma sätt som i enskild firma.
Utbetalningar till dig behöver ha en korrekt grund, exempelvis lön eller ersättning för ett dokumenterat utlägg. Fråga innan du för över pengar om du är osäker på hur det ska hanteras.
Hur länge ska kvitton och bokföring sparas?
Räkenskapsinformationen ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Om räkenskapsåret avslutas den 31 december 2026 ska informationen alltså sparas till och med den 31 december 2033.
Sedan den 1 juli 2024 kan ett papperskvitto eller en pappersfaktura förstöras efter att informationen har överförts på ett tillåtet sätt, exempelvis genom skanning. Överföringen får inte innebära risk för att informationen förändras eller försvinner.
Arkiveringstiden gäller fortfarande. Kontrollera att materialet är fullständigt, läsbart och säkert sparat innan originalet kastas.
Förstå vad rapporterna visar
När bokföringen är uppdaterad kan du använda den för att följa företaget.
Resultatrapporten visar periodens intäkter och kostnader samt det bokförda resultatet.
Balansrapporten visar företagets tillgångar, skulder och eget kapital vid en viss tidpunkt.
Likviditeten handlar om förmågan att betala utgifter när de förfaller.
Ett positivt resultat betyder inte automatiskt att det finns gott om pengar på banken. Kunder kan fortfarande vara skyldiga företaget pengar, samtidigt som leverantörsfakturor behöver betalas.
Checklista för första månadens bokföring
När den första månaden är avslutad, kontrollera att:
- kvitton, fakturor och andra underlag finns samlade
- bokföringsmetoden används konsekvent
- periodens affärshändelser har hanterats enligt gällande tidsfrister
- bankkontot är avstämt
- försäljning inte har bokförts dubbelt
- moms har hanterats utifrån företagets förutsättningar
- privata betalningar och ägartransaktioner har hanterats korrekt
- du vet vilka kund- och leverantörsfakturor som är obetalda
- materialet är säkert sparat
- du vet vilka skatter och andra utgifter som kommer härnäst.
Om något inte stämmer är det bättre att reda ut det medan händelsen fortfarande är färsk.
Vi hjälper dig att förstå bokföringen
På INTECO hjälper vi dig att skapa rutiner som passar ditt företag och din vardag.
Du kan få hjälp med hela den löpande bokföringen eller med de delar där du behöver stöd. Vi kan också gå igenom siffrorna tillsammans, så att du förstår vad rapporterna visar och vad du behöver följa upp.
Vill du arbeta digitalt hjälper vi dig med bokföring i Fortnox. Har du underlag på papper hjälper vi dig att få ordning på hanteringen.
Läs mer: Digital bokföring eller papper – vad fungerar bäst inför bokslutet?
Sammanfattning
För att komma igång med bokföring behöver du samla underlagen, registrera affärshändelserna och kontrollera att bokföringen stämmer.
Lär dig vilken bokföringsmetod företaget använder och skilj mellan försäljning, moms, kostnader och betalningar. Skapa sedan en rutin som hjälper dig att hålla arbetet uppdaterat.
Bokföringen ger dig också något tillbaka: en tydligare bild av hur företaget går och ett bättre underlag för dina beslut.
Vill du få ordning på bokföringen från början?
Berätta hur du arbetar idag och vad du behöver hjälp med. Vi hjälper dig att hitta ett upplägg som passar företaget och förklarar hur bokföringen fungerar.
