Digital bokföring eller papper – vad fungerar bäst inför bokslutet?

När bokslutet närmar sig blir det tydligt hur bra ordning företaget har haft under året. Finns alla kvitton, fakturor och bankunderlag samlade? Går det snabbt att hitta det som behövs? Och ser du direkt om något saknas?

För vissa företag fungerar digital bokföring bäst. För andra fungerar papper fortfarande bra. Det viktiga är inte att alla företag arbetar på samma sätt, utan att bokföringen är strukturerad och att underlagen går att följa.

I den här artikeln går vi igenom fördelar och nackdelar med digital bokföring och pappersunderlag. Vi förklarar också vad som brukar fungera bäst inför bokslut och hur INTECO kan hjälpa dig, oavsett vilket arbetssätt du använder.

‍

Varför är arbetssättet viktigt inför bokslutet?

Ett bokslut bygger på företagets bokföring och underlag under hela året. Kvitton, fakturor, betalningar, momsrapporter och bankhändelser behöver vara kompletta och möjliga att kontrollera.

När underlagen är i ordning blir bokslutet enklare. Om de är utspridda eller saknas kan arbetet ta längre tid och risken för fel ökar.

Det kan till exempel handla om:

• kvitton som saknas
• fakturor som inte har bokförts
• bankhändelser utan underlag
• kostnader som hamnat på fel period
• moms som inte stämmer
• dagsrapporter som är svåra att följa
• leverantörsfakturor som kommit in sent

Därför handlar valet mellan digital bokföring och papper inte bara om teknik. Det handlar om hur enkelt det är att hålla ordning och förstå företagets ekonomi.

‍

Vad är digital bokföring?

Digital bokföring innebär att bokföringen och företagets underlag hanteras i ett digitalt system. Det kan till exempel vara kvitton, fakturor, bankhändelser, betalningar och rapporter.

Du kan ofta fotografera ett kvitto direkt med mobilen, ta emot e-fakturor och skicka underlag till redovisningsbyrån utan att samla allt i pärmar.

Fortnox är ett exempel på ett onlinebaserat bokföringsprogram. Där kan du bland annat arbeta med bokföring, fakturering och kvitton i samma system.

För många företagare blir samarbetet med redovisningsbyrån enklare när båda kan arbeta i samma digitala lösning.

‍

Fördelar med digital bokföring

Den största fördelen med digital bokföring är att det blir enklare att skicka in och hitta underlag. Ett kvitto kan laddas upp direkt i stället för att sparas i en låda eller pärm.

Det kan också bli lättare att arbeta löpande. Du kan snabbare se vilka fakturor som är betalda, vilka underlag som saknas och vad som behöver hanteras.

Digital bokföring kan dessutom förenkla samarbetet med redovisningsbyrån. Underlagen kan skickas in under året, vilket gör att frågor och eventuella fel kan upptäckas tidigare.

Inför bokslutet är det ofta en fördel att informationen redan finns samlad i systemet. Det blir enklare att hitta underlag, följa upp avstämningar och se vad som behöver kompletteras.

‍

Nackdelar med digital bokföring

Digital bokföring fungerar inte automatiskt bara för att du använder ett digitalt system. Det krävs fortfarande bra rutiner.

Om kvitton inte laddas upp, fakturor inte hanteras eller banken inte stäms av kan bokföringen bli ofullständig även i ett digitalt program.

Det kan också ta tid att lära sig ett nytt system. För företagare som inte är vana vid digitala verktyg kan det kännas krångligt i början.

En annan viktig sak är att ett digitalt system inte garanterar att bokföringen är korrekt. Informationen behöver fortfarande kontrolleras och följas upp.

Digital bokföring fungerar därför bäst när det är tydligt vem som gör vad, när underlagen ska skickas in och hur frågor ska hanteras.

‍

Vad är en papperslösning?

En papperslösning innebär att företagets underlag hanteras fysiskt. Det kan vara kvitton, fakturor, dagsrapporter och kontoutdrag som samlas i pärmar, mappar eller kuvert.

För vissa företagare känns papper enkelt och konkret. Man ser vad man har och kan samla allt på samma plats.

Papper kan fungera bra för mindre företag med få transaktioner och tydliga rutiner. Men underlagen behöver sorteras och lämnas in regelbundet. Annars kan det snabbt bli svårt att hitta rätt information när bokföringen eller bokslutet ska göras.

‍

Fördelar med papper

En papperslösning kan vara enkel för dig som är van vid att arbeta fysiskt med underlag. Det kan också fungera bra om företaget har få kvitton och fakturor varje månad.

För vissa företagare är det lättare att samla allt i en pärm och lämna över materialet vid en bestämd tidpunkt.

Papper kan alltså vara ett bra alternativ om underlagen är kompletta, sorterade och lämnas in i tid.

‍

Nackdelar med papper

Den största nackdelen med papper är risken att underlag försvinner eller blir liggande. Ett kvitto kan tappas bort och en faktura kan hamna i fel pärm.

Det kan också bli svårare att arbeta löpande. Om redovisningsbyrån får underlagen först långt senare kan frågor upptäckas när det är ont om tid.

Inför bokslutet kan det innebära mer arbete. Om något saknas behöver du leta efter underlaget i efterhand, vilket kan göra bokslutet både långsammare och mer stressigt.

Papper fungerar därför bäst när du har en tydlig rutin för hur underlagen ska samlas, sorteras och lämnas in.

‍

Digital bokföring eller papper – vad passar bäst?

Det finns inget arbetssätt som passar alla företag. Digital bokföring passar ofta bra för företag som vill ha bättre löpande kontroll, enklare hantering av underlag och ett smidigare samarbete med redovisningsbyrån.

Papper kan fungera bra för mindre företag med få underlag och god struktur.

Inför bokslut kan digital bokföring ofta vara en fördel eftersom det blir enklare att hitta information och se vad som saknas. Men en välskött papperslösning är bättre än ett digitalt system som inte används på rätt sätt.

Det viktigaste är alltså inte om bokföringen är digital eller på papper. Det viktigaste är att arbetssättet fungerar i vardagen.

‍

Jämförelse mellan digital bokföring och papper

‍

Vad fungerar bäst inför bokslut?

Inför bokslutet är det viktigt att alla underlag går att hitta och kontrollera. Därför kan digital bokföring ofta göra arbetet enklare.

Med en digital lösning kan du skicka in kvitton och fakturor löpande. Det blir också lättare att se vilka underlag som saknas innan bokslutsarbetet börjar.

Men även papper kan fungera om du har ordning på materialet och lämnar in det regelbundet.

Ett bra bokslut börjar inte när bokslutet ska göras. Det börjar med fungerande rutiner under året.

‍

När kan det vara dags att byta till digital bokföring?

Det kan vara värt att överväga digital bokföring om du ofta tappar bort kvitton, lämnar in underlag sent eller har svårt att se vad som saknas.

Det kan också vara ett bra alternativ om du vill följa företagets resultat, kostnader och moms mer löpande.

Om bokslutet varje år blir stressigt på grund av bristande ordning kan en digital lösning göra det enklare att skapa en tydligare process.

Du behöver inte alltid byta allt på en gång. Många företag börjar med att digitalisera kvitton och fakturor och går sedan vidare steg för steg.

‍

Fortnox online bokföring

För dig som vill arbeta mer digitalt erbjuder INTECO hjälp med Fortnox online bokföring.

Vi hjälper dig att komma igång med en lösning som fungerar i vardagen. Det kan handla om att skapa struktur, hantera kvitton och fakturor, följa upp moms och få ett enklare samarbete mellan dig och oss.

Fortnox kan vara ett bra alternativ för dig som vill samla bokföring och underlag på ett ställe. Men det viktigaste är inte bara vilket system du använder. Det viktiga är att du förstår hur det fungerar och att rutinerna blir en naturlig del av företagets vardag.

‍

Vi hjälper dig med både digital bokföring och papper

På INTECO arbetar vi med både digitala lösningar och papperslösningar.

Vissa företagare vill ha allt digitalt från början. Andra vill fortsätta med papper eller gå över till digital bokföring stegvis.

Vi hjälper dig utifrån hur ditt företag fungerar och vad du känner dig trygg med. Målet är inte att tvinga alla att arbeta på samma sätt, utan att skapa en tydlig och fungerande process.

Oavsett om du använder papper, Fortnox eller en kombination av båda ska du kunna ha ordning på bokföringen och förstå företagets ekonomi.

‍

Sammanfattning

Digital bokföring ger ofta bättre överblick, enklare hantering av underlag och ett smidigare arbete inför bokslut. Samtidigt kräver det att systemet används rätt och att det finns tydliga rutiner.

Papper kan fungera bra för företag med få underlag och god struktur. Nackdelen är att risken för borttappade eller sena underlag ofta blir större.

På INTECO hjälper vi dig med både digital bokföring och papperslösningar. Vi erbjuder även hjälp med Fortnox online bokföring för dig som vill skapa ett mer digitalt arbetssätt.

Det viktigaste är inte vilket format du väljer. Det viktigaste är att bokföringen är ordnad, att underlagen går att följa och att du förstår vad som händer i företaget.